TERADESK

TERADESK MODÜLLER

BELGE YÖNETİMİ

TSE 13298 T1 standartına sahip Teradesk tüm yazışmalarınızı resmi yazışma kurallarına uygun olarak yapmanızı sağlar.

Belgelerin İzlenmesi

Teradesk belgelerin orijinalleri üzerinde değişiklik yapılmasına müsaade etmez. Değişiklikler belgeye verilen revizyon numaraları ile takip edilir. İmza veya Parafa sunulan belgeler versiyon numaraları ve versiyonlar arasında farklar ile birlikte kullanıcılara gösterilir.

Belgeye Ulaşım

Teradesk EBYS içerisine dahil edilen gelen evraklar ve sistemde hazırlanan tüm giden evraklara farklı arama kriterleri ile kolayca ulaşmayı sağlamaktadır. Ana ekranda yer alan Evrak izleme alanı ve kullanıcı menü yetkisine bağlı detaylı arama ile tarih, sayı, açıklama, konu, içerik gibi bir çok filtre alanı ile sorgulama yapılmaktadır.

Hem EBYS içerisinde üretilen hem de taratılıp sisteme atılan belgeler OCR’lanmakta bu da sadece başlıklarda değil tüm metin içeriğinde arama yapmaya imkan tanımaktadır. Joker karakterler ile de hızlı ve kolay arama yapabilmektedir.

Dokümanların Sisteme Eklenmesi

Teradesk, kendi içinde bir editör barındırmaktadır. Her kullanıcının kendi şablonlarını oluşturup kaydetmesine imkan veren bu editör ile hızlı bir şekilde belge oluşturmak mümkün olmaktadır.

Bununla birlikte taranan dokümanların sisteme eklenmesi ve herhangi bir kaynaktaki(flash bellek, harddisk, ağ,vb.) dokümanın kullanılması da mümkündür. Aynı zamanda ofis ve e-posta entegrasyonları ofis ve e-posta uygulamalarından sisteme doğrudan doküman eklenmesi de sağlanmaktadır.

E-İMZA & M-İMZA

23 Ocak 2004 tarihli Resmi gazete’de yayınlanan “5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu” ile elektronik ortamda üretilen tüm dokümanların elektronik ortamda imzalanarak belge vasfı kazanması sağlanmıştır.

Güvenli Elektronik imza kanunen ıslak imzanın yerine geçmekte ve ıslak imzanın taşıdığı tüm sorumlulukları taşımaktadır. Mobil İmza ise Güvenli Elektronik İmzanın cep telefonu, tablet gibi mobil cihazlar üzerinden ve GSM opretörleri aracılığı ile kullanımını sağlayan bir servistir.

Teradesk Elektronik imza ve mobil imza altyapıları ile belgelerinizi elektronik olarak imzalamanızı sağlamaktadır.

Teradesk E-imza ve m-imza altyapıları ile

  • Farklı sertifika sağlayıcı kurumların sertifikaları ile sorunsuz imzalama,
  • Mobil imza altyapısı ile başka bir donanım gerektirmeksizin cep telefonu veya tablet üzerinden imzalama, *
  • Sadece EBYS içerisinde oluşturulan belgelerin değil, sisteme dışarıdan eklenen belgelerin imzalanması,
  • Sadece PDF değil, farklı formatlardaki dosyaları imzalama,
  • Tarayıcı bağımsız imzalama, *

işlemleri gerçekleştirilmektedir.

* Bu özellik standart pakette yer almaz

KEP & EYP

Kayıtlı Elektronik Posta (KEP)

Kayıtlı elektronik posta, gönderici ve alıcı kimliklerinin belli olduğu, anlaşmazlık durumlarında hukuki geçerliliği olan Bir E-Posta hizmetidir. Kayıtlı Elektronik Posta sistemi ile kurumlar arası bilgi alışverişi ve Tebligat Yükümlülüğü son derece hızlı ve güvenli hale gelirken, iletişim ve tebligat maliyetlerinden de ciddi oranda tasarruf sağlanmaktadır.

Teradesk, KEP entegrasyonu, EBYS içerisinde üretilen belgelerin KEP ile gönderimine ve kurumun KEP adresine gelen iletilerin de doğrudan EBYS içerisine alınmasına izin vermektedir.

E-Yazışma (EYP)

Kamu Kurumları arasındaki resmi yazışmaların elektronik ortama taşınması amacıyla geliştirilen E-Yazışma Paketi (EYP), bir belgeye ait tüm bilgilerin ortak bir kural setine uygun olarak tek bir dosyaya dönüştürülmesi olarak tanımlanabilmektedir. E-yazışma paketi ile farklı farklı EBYS yazılımları kullanan kurumların ürettiği elektronik belgeler birbirleri arasında paylaşılabilir hale gelmektedir.

E-Yazışma Projesinin hukuki dayanağını oluşturan “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik” 2 Şubat 2015 tarihli ve 29255 sayılı Resmi Gazetede yayımlanmıştır. Teradesk E-yazışma paketi entegrasyonu EBYS içerisinde ürettiğiniz belgeleri E-Yazışma Paketi’ne dönüştürerek EYP gönderimi yapmakta, farklı kurumlardan kurumlarınıza gelen E-Yazışma Paketlerini de EBYS içerisine aktarıp, kurum içinde dolaşımını sağlamaktadır.

SÜREÇ YÖNETİMİ

Bir belgeyi elektronik ortamda yönetebilmek, o belgenin oluştuğu iş sürecini iyi analiz etmekten ve tanımlamaktan geçmektedir.

İş akışları ve belge yönetimi farklı işler gibi görünse de aslında ayrılmaz iki sistemdir. Kurumun iş süreçleri ve yönetim bilgi sistemleri ile entegre olan Elektronik Belge Yönetim Sistemleri kurumun verimliliğini artırmaktadır.

5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’ na göre idarelerin

  • İş ve işlemlere yönelik süreç akış şemaları hazırlaması,
  • Uygun bir iletişim ağı oluşturması,
  • Kontrol listeleri ve kontrol öz değerlendirme formları oluşturması gerekmektedir.

Teradesk ile Süreç Yönetimi

TeraDesk iş süreçlerinin görsel olarak tanımlanabildiği bir süreç yönetim aracı içermektedir.

Teradesk süreç yönetim aracı ile;

İş süreçleri kısa sürede ve kolayca tanımlanmakta, değişiklikler hızlıca yapılabilmektedir.

İşler ve belgeler tanımlanmış iş süreçlerine göre takip edilip sonuçlandırılmakta ve arşivlendirilmektedir.

Konulara göre farklılık gösteren mekan bilgisi zorunluluğu ,evrak zorunluluğu gibi kontroller süreçle birlikte tanımlanmaktadır.

Konu ve adım bazında tahmini gerçekleştirme süreleri tanımlanabilmektedir.

Standart süre raporları ile süre sapmaları görülüp süreçlerde iyileştirme yapılmasına imkan tanımaktadır.

Süreç tanımlarında işlerin sıra ile dağıtımı, daha önce çalışan kişiye gönderilmesi gibi farklı otomasyonlar belirlenebilmektedir.

Bağlı süreç adımları ve paralel adımlar oluşturulabilmektedir.

Tüm belgeler ve elektronik arşiv iş süreçleri ile birlikte yönetilmektedir.

ORGANİZASYON YÖNETİMİ

Teradesk, kurum organizasyonunu en üst yöneticiden en alt birime kadar tanımlayabileceğiniz bir organizasyon yönetim aracı içerir.

Kurum organizasyon planı görev ünvanları ile birlikte açılır ve her bir pozisyon kurum personelleri ile ilişkilendirilir.

Organizasyon Yönetim aracı plan üzerinde personellerin karşılıklı yer değişimine, plana kişi ekleme veya çıkarmaya izin vermektedir.

Elektronik Belge Yönetimi süreç yönetimi ile birlikte sağlanıyor ise personel grupları organizasyon planına uygun olarak ayrıca oluşturulur. Kişilerin organizasyon şemasındaki yer değişiklikleri iş akışlarını etkilemez.

VEKALET YÖNETİMİ

İzne çıkan personelin izinde bulunduğu sürece iş akışının sağlanması amacıyla Teradesk içerisinde Vekalet Yönetimi tanımlanmaktadır.

Vekalet Yönetimi menü yetkisine bağlı olarak tanımlanabilmektedir. İzne çıkacak her personel bu işlemi kendisi yapabileceği gibi, İnsan kaynakları personelleri veya ilgili birim sorumluları tarafından bu işlemler yapılabilmektedir.

Vekalet işlemi yapıldığında vekalet veren personelin üzerindeki açık olan işler otomatik olarak vekalet verilen kişiye devredilmekte, vekalet bitiş tarihinde ise otomatik olarak işin asıl sahibine geri aktarılmaktadır.

Teracity-Teradesk entegrasyonu olan kurumlarda vekalet bilgisi Teracity İnsan Kaynakları modülünden tanımlanabilmektedir.

STANDART DOSYA PLANI

Teradesk, kurum yapısına uygun olarak hazırlanmış sınıflandırma planı içermektedir.

Sınıflandırma Planları Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından belirlenen kriterler uygun olarak her belgenin sistemde nereye kaydedileceğini, kaç yıl süre ile saklanacağını ve saklama süresi dolduğunda yapılacak işlemleri içermektedir.

Standart Dosya Planı raporları ile her bir SDP kodunda arşivlenen belgelerin saklama süresi başlangıç ve bitiş tarihleri de görüntülenmektedir.

KARAR DESTEK SİSTEMİ VE RAPORLAMALAR

Teradesk’te istatisktik raporlar ve pivot raporlar oluşturmak mümkündür.

Pivot raporlar sayesinde sorgu sayfaları sonuçları özet tablolara dönüştürülerek aynı veriler ile farklı ihtiyaçlar için kullanılabilecek raporlar üretmek mümkündür.

Süreçlerin tanımlanabildiği ve izlenebildiği Teradesk, yöneticilerin mevcut durumu ve varmak istedikleri durumu karşılaştırabilecekleri karar destek raporları da sunmaktadır.

Karar Destek Sisteminin sunacağı raporlar izlenebilir ve iyileştirilebilir bir kurum yapısı sunarak kurumlarda verimlilik artışı sağlamaktadır.

vATANDAŞ MASASI UYGULAMASI

Teradesk ile kuruma çağrı merkezleri üzerinden sözlü olarak bildirilen veya vatandaşların şahsen yada web ve sosyal medya üzerinden ilettikleri istek ve öneriler vatandaş masası uygulamasında kayıt altına alınmaktadır.

Vatandaş masası uygulaması kurum iş süreçleri ile bütünleşik çalışmaktadır. Başvuru konusu istek öneri veya şikayet ilgili müdürlüğün tanımlanmış iş sürecine uygun olarak çözümlenmektedir.

Vatandaş masası SMS, e-mail entegrasyonları ile de başvuru sahibine süreçle ilgili otomatik bilgilendirme yapılması da mümkündür.

Web entegrasyonu ile vatandaşlar istek, öneri ve şikayetlerini web portal üzerinden yapabilir, daha önce web üzerinden veya şahsen yaptıkları bir başvurunun durumunu sorgulayabilirler.

Vatandaş masası uygulamasında sonuçlandırılan istek ve öneriler memnuniyet sorgulaması ile takip edilip aynı zamanda verilen hizmete ilişkin memnuniyetinin ölçülmesine de imkan vermektedir.